Regels en afspraken

Regels en afspraken brengt het bestuur via drie kanalen naar de leden: mededelingen tijdens de repetitie, via de mail van de secretaris, op de website

We mogen daarom verwachten dat elk lid van Ringfield op de hoogte is van de afspraken en regels én dat deze worden nageleefd. 

Lid van Vocalgroup Ringfield ben je vrijwillig, het is echter niet vrijblijvend. Regels en afspraken zorgen voor onderlinge verbinding én dat iedereen ontspanning en plezier kan beleven aan het lidmaatschap. Ook het bestuur.

Omdat we een koor zijn staat naast zingen óók het samen werken en samen een prestatie leveren centraal.

Daarom:

• ben je ervan bewust dat de leden in het bestuur dit vrijwillig doen en je een extra belasting kunt voorkomen door zelf je verantwoordelijkheid te nemen
• ieder heeft gelijke rechten en gelijke plichten
• het belang van Ringfield als Vocalgroup gaat voor individueel belang
• iedereen is zelf verantwoordelijk voor zijn gedrag. We praten bij kwesties mét en niet over elkaar
• de dirigent bepaalt de plaats in het koor en kijkt daarbij naar het koorbelang
• bezoek zoveel als mogelijk de hele groeps- en reguliere repetities ( zie Statuten). Afwezigheid is dus eerder uitzondering dan regel
• afmelden voor een hele of halve repetitie is verplicht. Dit kun je doen door een mail te sturen naar milia.bel@home.nl
• De repetitie voor allen start om 20.00 uur, inloop 19.55 uur gebeurt stil, er is dan al een stemgroep aan het repeteren.
• Tijdens de repetitie ben je bezig met repeteren en volg je de aanwijzingen van de dirigent
• Telefoons staan tijdens de repetitie uit
• Geluidsopnames, foto’s en filmen tijdens repetities is verboden ( in het kader van de AVG is dit strafbaar)
• je zorgt zelf voor het aanpakken van een eventuele achterstand zodat overige leden niet onnodig belast worden met herhalingen tijdens de repetities
• maak gebruik van door de dirigent gemaakte oefenopnames en aangereikte tips

• deelname aan optredens is mogelijk indien je voldoende repetities hebt bijgewoond ( we streven naar minimaal 80%. Dat is van de vijf repetities er eentje verzuimen).
• daarnaast ben je twee van de drie repetities vooraf aanwezig geweest, waarvan in elk geval de generale.  Neem zelf contact op met het bestuur of dirigent bij vragen.
• De dirigent is vanuit zijn expertise en taak eindverantwoordelijk. Hij bepaalt uiteindelijk of iemand aan een optreden kan deelnemen
• bij deelname aan een optreden ken je de stukken en zing je zoveel mogelijk uit het hoofd

Toelichting:

Lid van Vocalgroup Ringfield ben je vrijwillig, het is niet vrijblijvend. Het is teamwork, de afspraken en regels zijn zorgen ervoor dat zaken soepel verlopen. Hierdoor hoeven Harry noch de bestuursleden onnodig energie en tijd te verspillen aan zaken die iedereen zou moeten weten.

We gaan ervan uit dat ieder lid op de hoogte is van de afspraken en regels en deze wil naleven. Zo neemt ieder de verantwoordelijkheid op zich voor goede koorprestaties en voor plezier en ontspanning voor iedereen.

Heb je vragen over een afspraak kan zo snel mogelijk contact opgenomen worden met Harry en/of het bestuur. Bij regelmatige halve/ gehele afwezigheid als patroon is het de vraag of dit in het belang van de Vocalgroup is. Zo mogelijk gaan we met je in gesprek, uitgaande van het gegeven dat leden hun verantwoordelijkheid kennen en nemen.

Aanmelden / afmelden. Het verzoek is om je via email bij Milia aan- of af te melden voor halve en hele repetities en activiteiten

Is een lid langer dan twee aaneengesloten weken ziek wordt er een kaartje gestuurd. Na enig moment wordt er een bloemetje gestuurd. Bij langdurige afwezigheid wegens omstandigheden wordt vanuit overleg met het lid overwogen om de contributie tijdelijk stop te zetten

Takenverdeling bestuur en leden :

voorzitter: Milia (aftredend in 2027)

Secretaris: Annemie (aftredend/herkiesbaar in 2026)

Penningmeester Martin (aftredend/herkiesbaar in 2027)

Ledenadministratie, actielijsten, afmeldingen : Milia

Algemeen bestuurslid: Gaby (aftredend/herkiesbaar in 2026)

Conform  de Statuten artikel 9.1. en 9.2 bestaat het bestuur tenminste uit vijf personen waaronder een voorzitter, penningmeester en secretaris.

Commissies

Activiteiten:

• Concerten: Marian S., Wendy, Gaby, Els en Jolanda
• Feesten: Marian vd B., Christild, Gerrie en Karin
• Carnaval: Annie
• Kermis: Annie en Christild
• Belfeld Groen Moet Je Doen: Hennie, Dré

Website, ICT: Dré

PR: vacature

Facebook: Jolanda

Mappen en kopieerwerk: Jolanda

Samen Winnen Belfeld & stuurgroep Centrale Website: Anja en Inge

Muziekcommissie: Dré, Annemie, Erika, Harry, Martin

Kledingcommissie: Angelien, Ria, Betsie

 Deelname groepsrepetities en repetities

We verwachten daarbij dat degenen die verzuimd hebben zich vooral zélf inspannen tbv. de aansluiting. Bij regelmatige afwezigheid als patroon volgt er een gesprek met het betreffende lid.

Tijdens de repetities volg je de aanwijzingen van de dirigent. Er zijn geen rechten als het gaat op een plek in het koor.

Repertoire

De muziekcommissie vindt het fijn als jullie mee zoeken naar geschikte nummers om in te studeren. Elk voorstel van jullie wordt besproken. Of we het stuk ook daadwerkelijk gaan aanschaffen hangt van diverse factoren af, o.a. of het in koorversie beschikbaar is en past bij ons koor. In principe willen we krachtige stukken die op zijn minst vierstemmig zijn. Voor inspiratie kun je zoeken en voorbeelden beluisteren op de site van muziekuitgeverijen zoals HAL LEONARD, Chorus Online,  en SHEET musicplus  . Kies voor koorversie SATB

Huishoudelijk regelement

Huishoudelijk reglement van vocalgroup Ringfield opgemaakt 03 april 1991 te Belfeld en aangepast op 07-05-2009/ 27-05-2015/ 19-05-2022 / 14-03-2024

Overal waar in het reglement hij staat kan ook zij bedoeld worden.

– Er is geen bovengrens van leeftijd voor nieuwe leden.

– Het bestuur beslist in samenspraak met de dirigent over de toelating van een nieuw lid, waarbij het bestuur het laatste woord heeft. In beginsel geldt een proefperiode van 3 maanden, maar het bestuur kan in samenspraak met de dirigent ook eerder besluiten een lid wel of niet toe te laten.

Art.  1   De vereniging draagt de naam Vocalgroup Ringfield en is opgericht d.d. 26-04-1990 voor onbepaalde tijd.

Art.  2   Het doel van de vereniging is : de uitoefening van de zangkunst onder de leden.

Art.  3   Als lid van de vereniging kunnen toetreden personen die de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt.

Art.  4   Ieder lid kan wegens wangedrag, wanbetaling of plegen van handelingen in strijd met de belangen van de vereniging worden geschorst/geroyeerd.

Art.  5   Wie als lid van de ledenlijst is geschrapt, kan wederom als lid worden aangenomen, mits de reden die tot het schrappen geleid heeft, niet meer bestaat.

Art.  6   Wanneer een repetitie in zijn geheel of deels niet bezocht kan worden wordt dit voorafgaande de repetitie aan de ledenadministratie via afgesproken mailadres doorgegeven. Bij verzuim van drie opeenvolgende repetities zonder kennisgeving, zal er door het bestuur contact opgenomen worden met het desbetreffende lid.

Art.  7   Leden, welke drie maanden contributie achterstallig zijn, ontvangen hiervoor een aanmaning.

Art.  8   Aan het hoofd van de vereniging staat een bestuur. Het bestuur bestaat uit minimaal 3 personen. Nieuwe bestuursleden worden gekozen tijdens een algemene ledenvergadering (jaarvergadering).  Het bestuur is belast met de leiding en met de uitvoering van de genomen besluiten. Het bestuur kan, indien nodig, commissies instellen voor het vervullen van diverse taken binnen de vereniging.

Art.  9   Om als bestuurslid gekozen te kunnen worden, moet men de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt.

Art. 10  Het bestuur wordt gekozen voor de tijd van drie jaar. Ieder jaar treedt één lid van het bestuur af, volgens opgemaakt rooster. Aftredende leden zijn terstond herkiesbaar. Het bestuur zal echter bevorderen dat ook ieder jaar meer kandidaten verkiesbaar gesteld zullen worden.

Art. 11  Het bestuur verdeelt de functies onderling. De voorzit(s)ter wordt echter door de leden gekozen. Er zullen minstens moeten zijn: voorzitter, secretaris, penningmeester en/of vicevoorzitter, waarbij de laatste functie een dubbele kan zijn.

Art. 12  De periodieke bestuursverkiezingen zullen plaats hebben op de  jaarvergadering. In eventueel ontstane vacatures zal zo spoedig mogelijk worden voorzien. Om als bestuurslid gekozen te kunnen  worden, moet men bij de eerste stemming een volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen behalen. Is dit niet het geval, zal herstemming plaats hebben. Wie bij herstemming het grootste aantal stemmen behaalt, is gekozen. Hebben bij de tweede stemming meer kandidaten een gelijk aantal stemmen, dan beslist het lot. Hij die in een tussentijdse vacature benoemd wordt, treedt af op de datum dat zijn voorganger periodiek af zou treden.

Art. 13  De dirigent zal, in samenwerking met de muziekcommissie, bij de keuze van nieuwe muziekstukken voor hetgeen de financiën betreft, met het bestuur overleg moeten plegen. Dirigent en leden mogen muziek niet uitlenen aan personen buiten de vereniging.

Art. 14  Het bestuur benoemt een dirigent voor onbepaalde tijd. De dirigent wordt door het bestuur uitgenodigd tot het bijwonen van de vergaderingen. Bij de keuze van de muziek moet hij in eerste instantie overleg plegen met de muziekcommissie en in tweede instantie met het bestuur. Tevens bepaalt hij de plaatsing van de zangers(essen) en alles wat op muzikaal gebied de goede gang van zaken bevordert.

Art. 15  De repetities worden gehouden op een door het bestuur, in overleg met de dirigent en de leden te bepalen dag en uur.

Art. 16  De voorzitter leidt alle vergaderingen, geeft en ontneemt het woord, heeft de bevoegdheid  en het recht iemand tot de orde te roepen en houdt toezicht op de gang van zaken in de vereniging. Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de vicevoorzitter.

Art. 17  De secretaris houdt van alle vergaderingen notulen bij, die voor een volgende vergadering moeten zijn doorgelezen. Hij voert verder de correspondentie en bewaart de bescheiden van de vereniging.

Art. 18  De penningmeester is belast met de zorg voor de inning van de contributie, het beheer van de gelden en is voor zijn financieel beheer persoonlijk aansprakelijk, totdat dit op de jaarvergadering is goedgekeurd. De ledenvergadering benoemt een commissie van controle bestaande uit twee leden. Ieder jaar treedt één lid  af en is niet terstond herkiesbaar. Deze commissie brengt op de jaarvergadering verslag uit van haar bevindingen.

Art. 19  Geldmiddelen van de vereniging worden gevormd door het betalen van de contributie door de leden. De contributie kan jaarlijks worden herzien in de bestuursvergadering. Geldmiddelen kunnen verder worden gevormd door opbrengsten uit concerten, giften of opbrengsten van door het bestuur en leden gevoerde acties.

Art. 20  Bij ziekte welke langer dan acht weken duurt of bij soortgelijke verhindering waarbij men de repetities niet kan bezoeken, dit ter beoordeling van het bestuur, is men na de acht weken vrijgesteld van betaling van contributie.

Art. 21  Het bestuur vergadert zo vaak als nodig is. De bestuursleden zijn verplicht deze vergadering bij te wonen, behalve in geval van ziekte of bij soortgelijke  verhindering.

Art. 22  De jaarvergadering moet binnen drie maanden na afsluiting van het boekjaar plaats vinden. Dit zal zijn in maart of uiterlijk 31 maart. Het bijwonen van de jaarvergadering is voor alle leden verplicht. De datum waarop de jaarvergadering wordt gehouden moet ten minste veertien dagen van tevoren aan de leden schriftelijk/mail bekend worden gemaakt.

Art. 23  Besluiten genomen op een ledenvergadering, zijn bindend voor alle leden. Indien tien of meer leden van de vereniging het bestuur schriftelijk verzoeken, onder opgaaf van de te behandelen punten, een buitengewone ledenvergadering uit te schrijven, zal het bestuur aan dit verzoek moeten voldoen binnen drie weken na het ontvangen van het verzoek.

Art. 24  Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Stemmen over personen moet schriftelijk geschieden, over zaken mondeling, tenzij het bestuur of ledenvergadering schriftelijk stemming wenst.

Art. 25  Deelname aan optredens is mogelijk indien voldoende repetities worden bezocht én daarnaast twee van de laatste drie in zijn geheel , waarvan de generale repetitie verplicht. Het lid neemt zelf de verantwoordelijkheid in deze en neemt zelf vooraf contact op met het bestuur of dirigent bij vragen over deelname. De dirigent beslist over deelname, bij twijfel beslist het bestuur.

Art. 26  Wijzigingen in dit reglement kunnen niet worden aangebracht tenzij op een, ledenvergadering, met een meerderheid van 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen, hiertoe wordt besloten.

Art. 27  In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.